Episodio 7. Cómo crear una factura. Requisitos y curiosidades
- Elementos obligatorios en una factura.
- Factura simplificada.
- Factura recapitulativa
- Factura rectificativa
- Factura proforma
- Factura intracomunitaria
- Programas de facturación.
¡Impuestos y emprendimiento! ¡Episodio 7!
Bienvenidos a la séptima edición de este podcast, en el que como bien ilustra su título, hablamos sobre impuestos y emprendimiento, eso sí, ¡en España!
El pódcast en el que os contamos paso a paso y de forma pormenorizada, el camino que debéis seguir para cumplir con las obligaciones ante Hacienda y la Seguridad Social. Aquí, resolvemos todas aquellas dudas que surgen al iniciar el emprendimiento. Hablamos de una forma clara y sencilla y con los mejores ejemplos ilustrativos. Te contamos todo aquello que por algún extraño motivo no cuentan ni los medios de comunicación ni tampoco en el Plan de Estudios.
Recuerda que puedes hacernos llegar tus consultas a través de la siguiente dirección de email: podcast@lanubefiscal.es.
Mi nombre es José Manuel Gómez, y soy asesor fiscal y director de La Nube Fiscal, una asesoría que presta servicios tanto online como presenciales. Llevamos desde el 2014 ayudando a Pymes, autónomos y particulares a rebajar al máximo su factura fiscal y así ahorrarse unos buenos euros, para que los destinen a hacer crecer su negocio.
El episodio de hoy lo vamos a dedicar a la facturación. Un tema, que a pesar de parecer de primero de emprendimiento, os aseguro que va a resultar de mucha utilidad. Desmontaremos algunos falsos mitos, daremos consejos y comentaremos también las formalidades necesarias para cumplir con el reglamento de facturación. Por último, vamos a hablar de programas de facturación, que, según nuestra experiencia, os pueden hacer la vida más fácil.
Vamos a empezar por el tipo de factura más frecuente y común, la ordinariamente llamada factura ordinaria.
Ésta, representa el tipo de facturación más habitual. Y ¿qué elementos debe tener? Muy sencillo. Debe contener los siguientes datos:
✓ Fecha de expedición
✓ Número de factura: debe llevarse una enumeración correlativa, no puede haber salto entre números. Aunque es posible comenzar por un número determinado, por ejemplo, imagina que es tu primera factura y no quieres dar esa imagen de novato, pues perfectamente podrías empezar por la factura 25, lo que es importante es que la siguiente sea la 26 y así sucesivamente.
Es posible también realizar diferentes series, por ejemplo, en función del tipo de clientes. En este caso podríamos tener una serie para clientes particulares y otra para empresas, aquí a los particulares podríamos ponerle la letra A antes del número de facturas y a la letra B, es un mero ejemplo, podéis realizar las combinaciones que queráis, eso sí, recuerda que los números siempre deben ser correlativos, deben seguir un orden en función de la fecha de expedición.
✓ Datos del emisor: nombre, apellidos, o razón social, DNI ó NIF. Básicamente serían vuestros datos, esto es 100% obligatorio.
✓ Datos del receptor: aquí irían los datos del cliente. Nombre, apellidos, o razón social, DNI ó NIF. Exactamente los mismos detalles que en los datos del emisor.
✓ Descripción de la operación: es decir, de los productos vendidos o de los servicios comercializados y su valor neto. Aquí hay que ser concisos, es preferible no utilizar conceptos genéricos como servicios prestados y descripciones así. También se puede hacer referencia a otro documento, como un contrato o un albarán.
✓ Tipo de IVA e importe del mismo: salvo que esté sujeto a un tipo especial, el 21 %.
✓ Retención del IRPF. La retención no es obligatoria, y dependerá de varias características como ya vimos en el episodio 3, las resumimos:
Primero dependerá del epígrafe que te hayas dado de alta, si te has dado de alta en un epígrafe empresarial (grupo 1), no deberás emitir retención. Si estás en el epígrafe profesional (grupo 2), deberás emitir la factura con retención si se cumplen estas dos condiciones:
- El cliente es otra empresa u otro autónomo.
- Tiene su residencia en España.
El tipo de retención a aplicar es del 15 % con carácter general, salvo que estés en el comienzo de tu actividad, en este caso, podrás elegir que el tipo de retención sea el 7 % durante el año en el que te hayas dado de alta y los dos siguientes. Esto es optativo, lo que es obligatorio es continuar con el tipo de retención elegido, no podemos comenzar con un 7% y cambiar al 15% y viceversa.
La retención se resta del importe a cobrar de la factura. El motivo es que este importe lo ingresará tu cliente en tu nombre a Hacienda. Esto en el fondo es un adelanto del Impuesto sobre la Renta, cuando llegue el momento, se descontarán las retenciones practicadas. Quizá estéis más familiarizados con las retenciones de una nómina, pues esto es exactamente lo mismo, solo que el tipo de retención es fijo, no varía.
✓ Importe a pagar: suma total a pagar por el receptor.
También debemos tener en cuenta otros aspectos en las facturas como, por ejemplo:
-El tipo de moneda puede ser cualquiera.
-Puede expedirse en cualquier lengua, Hacienda puede, sin embargo, solicitar la traducción de las facturas expedidas cuando nos requiera.
-No es necesario que vaya firmada. Esto es una leyenda urbana, la firma y el sello no es obligatorio siempre y cuando contenga todos los campos que hemos mencionado previamente.
Ahora bien, como consecuencia de la emisión de este documento ordinario, puede darse la situación de que sea posible la expedición de una factura recapitulativa o rectificativa. Ambas tendrán que contener por ello la misma información.
Factura recapitulativa
En ocasiones, como autónomo o empresa tienes que emitir varias facturas a un mismo cliente dentro de un mes natural, lo que puede suponer un engorro. Por ello, es posible incluir todas ellas en un solo documento, aunque cada producto o servicio que incluya haya sido provista en una fecha distinta. Así se agiliza, y mucho, la contabilidad.
Solo deberá prever algunos requisitos:
✓ Deben hacer referencia a un solo cliente.
✓ Solo reflejarán obligaciones en un mes natural.
✓ Si el destinatario es otra empresa o autónomo, deberás emitirla antes del día 16 del mes siguiente.
Por lo demás, la recapitulativa es igual a la ordinaria a la hora de realizar la facturación.
Factura rectificativa
Como su propio nombre indica, supone la corrección o rectificación de una factura ya emitida, pero que presenta algún error, o cuyos productos han sido sujetos a devolución.
Más allá de los datos que contiene tradicionalmente una factura ordinaria, la rectificativa debe contener siempre:
✓ El número de la factura anterior.
✓ Rectificación realizada de operaciones.
✓ Título claro en el que se exprese que es una factura rectificativa.
✓ Qué motivos causan dicha rectificación.
✓ Cuotas y tipos impositivos repercutidos para Hacienda, es decir, el IVA y el IRPF.
Factura simplificada
La factura simplificada se trata del típico ticket que te dan cuando compras en un comercio, cuando vas al Zara de turno, o consumes en un restaurante.
Se llama así porque no refleja todos los datos necesarios para la elaboración de una factura completa. En concreto, los datos que no refleja son los del cliente. Al ser normalmente importes pequeños, sería un engorro que la cajera de Zara tuviera que reflejar nombre, dirección y DNI de cada cliente, al igual que ocurre por ejemplo al echar gasolina. Aunque en este caso si el cliente lo solicita es de obligado cumplimiento.
De esta forma, si vendes productos o servicios de bajo importe, no es necesario expedir factura completa, bastará con la simplificada, asiduidad, esta fórmula resultará muy atractiva para tu contabilidad.
El importe máximo para poder realizar facturas simplificadas cuando el importe de la operación no supere los 400 euros incluyendo el IVA.
Sin embargo, existe una excepción a la norma y es en el caso de que la transacción estuviera recogida en el Reglamento de facturación previo, como operación en la que se permite el uso de tickets siempre que no superaran los 3.000 euros incluyendo el IVA.
En ese grupo encontramos los siguientes servicios:
- Comercio minorista, en relación a la entrega de bienes en operaciones en las que el consumidor no tenga carácter de profesional o empresario
- Servicios de traslado de enfermos o ambulancia
- Servicios o ventas a domicilio del cliente
- Servicios de traslado de equipajes y personas
- Negocios y salas de baile
- Actividades desarrolladas en instalaciones deportivas
- Sector de la hostelería y la restauración, además de comercialización de bebida y comida para consumición directa y en el acto
- Servicios de belleza o peluquería
- Tickets de autopistas de peaje y servicios de estacionamiento de vehículos
- Servicios de lavandería y tintorería
- Revelado de imagen y servicios de estudios fotográficos
- Servicios de telefonía en cabina o móvil a través de tarjeta anónima recargable
Factura proforma
La factura proforma es un mero documento de información ya que carece de validez contable y fiscal tanto para los autónomos como para las empresas y para Hacienda.
Entonces, ¿cuándo se realiza la proforma? Su función es la de documentar una oferta comercial realizada a un cliente. En ella se debe indicar el precio de los productos o de la prestación de servicios que se quieren vender para que el interesado disponga de la máxima información posible. Debe incluir también la fecha máxima de validez (dentro de un mes, por ejemplo).
Es fundamental incluir en el encabezado que es proforma. Esta información servirá para evitar que se confunda como una ordinaria, intracomunitaria o de cualquier otro tipo. Lo más habitual es usar estos tipos de facturas a la hora de dar presupuestos.
Es muy importante que si os han emitido una factura proforma y ya habéis pagado el producto o servicio os envíen la factura definitiva, si sólo disponéis de la proforma no será un gasto deducible ante Hacienda, ya que se trata de un mero presupuesto.
Factura intracomunitaria
Este es un tipo que debe hacerse de forma especial. Refleja las operaciones realizadas entre países miembros de la Unión Europea y tiene algunas peculiaridades. Para realizarlas es necesario que cumplas con algunos requisitos, como que estés inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Recordad que hablamos de esta formalidad en el episodio 4.
Al igual que la ordinaria, debe redactarse indicando los productos, su valor, los datos del emisor, la información del receptor y el número y fecha de la emisión. Sin embargo, y al contrario que cualquier otro tipo, no refleja ni IVA incluido ni el IRPF.
En qué formato hacer la factura
¿Y cómo hacer la factura? Bueno, pues aquí lo que os sea más cómodo o útil. Algunos autónomos las hacen en Excel, otros en un engorroso Word, lo más recomendable es usar algún software de facturación. Así evitamos errores y ahorramos mucho tiempo.
Nosotros recomendamos Holded, somos Partners de ellos. Se trata de un programa online, el cuál hasta 50 facturas anuales es gratuito. Además de poder automatizar las facturas, de forma que se generen de forma periódica y se envíen directamente al cliente, se puede llevar toda la gestión contable y la presentación de impuestos, lo cuál es de mucha utilidad. Y si os queréis pasar al plan de pago, consultadnos porque tenemos descuentos especiales para nuestros clientes.
Y bien, hasta aquí el programa de hoy, en el que hemos comentado todas las particularidades de la emisión de facturas, en el próximo episodio vamos a hablar sobre los gastos deducibles de los autónomos, qué tipos de gastos os podéis deducir y que requisitos necesitáis para ello. Y ya sabéis si tenéis alguna duda, sugerencia o consulta, podéis hacerlo a través del siguiente correo: podcast@lanubefiscal.es, o comentando en Ivoox o directamente en nuestra web, lanubefiscal.es/podcast.
¡Os esperamos la próxima semana, Hasta Pronto!