Obligaciones fiscales de un autónomo programador en España (guía 2025)

1) Alta paso a paso: Hacienda (036/037) y Seguridad Social (RETA)

Darse de alta no es solo “pagar autónomos”: son dos trámites coordinados. Primero Hacienda (modelo 036/037 para entrar en el censo), luego Seguridad Social (RETA).

1. Alta en Hacienda (036/037)

• Indico actividad (epígrafe IAE), régimen de IVA/IRPF, domicilio y fecha de inicio.
• Si voy a trabajar con empresas de la UE, marco el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para obtener NIF-IVA y poder facturar sin IVA en B2B intracomunitario.
• Declararé si llevaré retención de IRPF en facturas nacionales.

2. Alta en Seguridad Social (RETA)

• Tramito la afiliación y el alta con la base de cotización elegida; si compagino con empleo por cuenta ajena, pluriactividad.
• Reviso bonificaciones (p. ej., tarifa reducida de inicio) y comunico actividad real y domicilio profesional.

En nuestra experiencia, cuando acompañamos a programadores en su alta, el orden correcto (Hacienda → RETA) y pedir el ROI desde el principio evita rectificaciones y sanciones innecesarias.

2) Elegir bien el epígrafe IAE (y cómo afecta a tus deducciones)

El epígrafe IAE no es un formalismo: condiciona deducciones, retenciones y cómo te “ve” la AEAT. La programación y consultoría TI se encuadran en servicios profesionales informáticos (familia de desarrollo, consultoría y soporte). Si tienes dudas entre “desarrollo a medida”, “consultoría” o “mantenimiento”, documenta qué haces realmente (propuestas, contratos, portfolio) y elige el epígrafe coherente.

Claves que suelo aplicar:

• Coherencia actividad-factura: si en facturas pones “desarrollo de software a medida” y en realidad solo vendes plantillas/temas, ajusta el epígrafe.
• Domicilio y afectación: indicar el domicilio fiscal y del lugar de trabajo es imprescindible para poder deducir gastos ligados al home office (mobiliario, suministros, Internet, etc.). Cuando ayudé a varios devs a organizar esto, elegir bien el epígrafe y declarar la afectación nos abrió la puerta a deducir parte de los suministros sin problemas.
• Escenarios mixtos (programación + formación + infoproductos): puedes declarar actividades accesorias si son significativas; mejor que “meterlo todo” en un epígrafe que no encaja.

Consejo: si dudas entre dos epígrafes próximos, prioriza el que mejor respalde tus deducciones (servidores, licencias, SaaS, equipos) y tu casuística internacional.

3) IVA e IRPF del programador: qué retenciones aplicar y qué modelos presentar

Como regla general, un programador autónomo repercute IVA en España y paga IRPF por rendimientos de actividades económicas. Lo importante es cuándo no hay IVA y qué retención corresponde.

IVA: modelo 303 (trimestral) y 390 (resumen anual, si procede)

• Servicios a empresas españolas (B2B ES): repercuto IVA (tipo general, salvo excepciones poco frecuentes en programación).
• B2B con empresas de la UE (con ROI): sin IVA español por inversión del sujeto pasivo en destino. Indico en la factura la mención correspondiente y ambos NIF-IVA; declaro la operación en el modelo 349.
• Clientes fuera de la UE (exportación de servicios): con carácter general, no sujeto a IVA español (depende de localización del servicio y tipo de cliente).
• B2C UE (consumidores) y ventas digitales automáticas: si vendes descargas/infoproductos a consumidores, mira OSS (antiguo MOSS); si prestas servicios profesionales a un particular de la UE, revisa reglas de localización.

Cuando empieces a facturar a empresas de otros países, date de alta en el ROI y aprende a emitir facturas sin IVA correctamente. Ese paso es clave para evitar cobros indebidos y cuadrar el 349.

IRPF: modelo 130 (pagos fraccionados) y retenciones en factura

• Retención en factura (B2B ES): si facturo a empresas/profesionales en España, aplico retención de IRPF (habitual: 15%; 7% si me acojo a la reducción de nuevos profesionales durante los primeros años).
• Modelo 130 (trimestral): lo presento si mis ingresos no soportan suficientes retenciones. Si el ≥70% de mis ingresos llevan retención, suele no exigirse 130.
• Resumenes anuales: si practico retenciones, modelo 190 (anual); si pago alquiler de oficina con retención, modelos 115/180.

Tip práctico: configura tu software para que calcule automáticamente la retención correcta según el cliente. Nosotros centralizamos la emisión en Quipu y así el programador está listo para facturar integrado con Verifactu, lo que evita errores tontos de numeración o campos obligatorios.

4) Facturación correcta (y sin sustos): datos, numeración, Verifactu y software

Una factura sólida te ahorra requerimientos:

• Numeración correlativa y series claras (p. ej., 2025-A-001).
• Datos completos: emisor y cliente (NIF/NIF-IVA si aplica), fecha, concepto concreto (horas, sprint, funcionalidad), base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede, importe total.
• Menciones especiales: “Operación intracomunitaria. Inversión del sujeto pasivo” (si B2B UE), “Operación no sujeta/Exenta” (según caso extra-UE), referencia a pedido/contrato.
• Archivo y respaldo: conserva presupuestos, SOW, correos de aceptación, partes de horas y justificantes de gasto.

Verifactu y software
La normativa española está impulsando la verificación de facturas. Trabajar con un software de facturación adaptado (como Quipu) facilita numeración, campos obligatorios, envío de facturas y trazabilidad. En mi día a día, emitir por Quipu y tener la opción de Verifactu me da tranquilidad y tiempo para centrarme en programar.

5) Clientes en España, UE y fuera de la UE: escenarios prácticos

A efectos de IVA y modelos, estos son los casos que más veo con programadores:

Error típico: facturar con IVA a una empresa alemana sin estar en el ROI. Solución: alta en ROI y refacturar (o ajustar) cuanto antes.

6) Gastos deducibles típicos del programador

Piensa en deducciones como costes necesarios para producir tu servicio:

• Hardware (portátil principal y periféricos), segundo monitor, ergonomía (silla/mesa, si afectos).
• Software y licencias: IDEs, repositorios privados, SaaS (gestión de proyectos, time-tracking, CI/CD), hosting y servidores.
• Servicios profesionales: asesoría/gestoría (sí, deducible), coworking, formación (cursos, certificaciones), conferencias.
• Comunicación: Internet y telefonía afectos a la actividad.
• Desplazamientos ligados a proyectos (documenta bien el nexo).

Trabajo en casa: domicilio y afectación para suministros

Si trabajas desde casa, declarar la afectación de una parte de la vivienda es imprescindible para deducir suministros (electricidad, agua, gas, Internet). La deducción depende de la proporción afectada y las reglas vigentes; lo operativo es:

1. Delimita metros del despacho.
2. Declara la afectación al darte de alta o al modificar el censo.
3. Separa facturas y pagos (cuentas distintas ayuda mucho).
4. Aplica el porcentaje correspondiente en tus libros.

Cuando ayudamos a devs a ordenar esto, dejar constancia del espacio afecto y conservar fotos/planos nos evitó discusiones con la AEAT y permitió deducir suministros de forma prudente.

7) Calendario y checklist fiscal (trimestral y anual)

Trimestral (habitual):

• IVA 303: ingresas la cuota devengada menos IVA soportado deducible.
• IRPF 130: si no alcanzas el 70% de ingresos con retención.
• Retenciones 111: si has practicado retención a profesionales.
• Retenciones 115: si pagas alquiler con retención.
• 349: si hubo operaciones intracomunitarias.

Anual (según casos):

• 390 (resumen IVA) y 347 (operaciones con terceros), cuando proceda.
• 190 (resumen de retenciones a profesionales) y 180 (alquileres).
• Renta (IRPF anual): incluye tu rendimiento neto (ingresos − gastos + amortizaciones).

Checklist operativo por trimestre

• Conciliar cobros y gastos (extractos, Stripe, PayPal).
• Revisar libros (ingresos/IVA repercutido, gastos/IVA soportado).
• Comprobar facturas intracomunitarias y 349.
• Guardar evidencias (contratos, SOW, tickets de soporte).
• Preparar provisiones de impuestos y caja.

8) Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

• No pedir el ROI y seguir cobrando IVA a empresas de la UE → arréglalo cuanto antes y regulariza.
• Series de facturación caóticas → define series anuales y usa software.
• No documentar la localización del cliente (extra-UE) → incluye domicilio, VAT/tax ID y cláusula de localización en contratos.
• Gastos personales “disfrazados” (gaming, ocio) → separa cuentas y justifica el nexo profesional.
• Olvidar retenciones en B2B España → activa reglas en tu software.
• No declarar afectación de vivienda y luego querer deducir suministro → primero modifica censo, luego deduce.

9) Conclusión: céntrate en programar y delega la parte fiscal

Nuestro mantra es simple: haz bien lo básico y automatiza el resto. Elegir el epígrafe correcto, declarar la afectación del domicilio, pedir el ROI cuando toca y facturar con software compatible (Quipu adaptado a Verifactu) te evita sustos. Es mejor centrarte en programar y delegar la parte administrativa y fiscal: ahorras tiempo, evitas quebraderos de cabeza y duermes mejor.

FAQs

¿Qué epígrafe IAE uso si hago desarrollo a medida y consultoría?
El que mejor represente tu actividad principal; si la secundaria es relevante (formación, infoproductos), declárala también. Documenta tu actividad real.

¿Cuándo facturo sin IVA?
En B2B UE (con ROI y NIF-IVA de ambas partes, inversión del sujeto pasivo) y, en general, en exportaciones de servicios a terceros países. En B2C UE de productos digitales automatizados, revisa OSS.

¿Tengo que presentar 130 si ya aplico retención en casi todas las facturas?
Si ≥70% de tus ingresos llevan retención, en términos generales no presentarías 130. Verifica tus porcentajes cada trimestre.

¿Puedo deducir Internet, luz y agua si trabajo desde casa?
Sí, pero solo la parte afecta a la actividad y bajo las reglas vigentes. Declara primero la afectación en el censo y guarda evidencias.