Las sanciones más comunes de Hacienda a autónomos (y cómo evitarlas)

Como asesoría, he visto de todo: desde facturas sin datos obligatorios hasta modelos informativos que se “olvidan” porque “no salían a pagar”. Aunque parezca sencillo, la fiscalidad tiene matices que, si los pasas por alto, se convierten en notificaciones y sanciones. En este artículo te cuento, sin rodeos, qué sanciones son las más habituales, cómo evitarlas y qué hacer si ya te han pillado a contrapié.

Antes de nada: cómo funciona el régimen sancionador de Hacienda

Para entender por qué sanciona Hacienda, piensa en tres piezas: hecho infractor, culpabilidad (dolo o negligencia) y cuantificación (base + criterios de graduación). A grandes rasgos, la Ley General Tributaria clasifica las infracciones como leves, graves y muy graves. Las más comunes en autónomos no suelen ser por defraudar “a lo grande”, sino por errores de gestión: presentar tarde, no llevar libros, facturar mal o ingresar de menos por un descuadre.

En mi día a día, lo que más penaliza no es “equivocarse”, sino no corregir a tiempo. Un apunte práctico: si detectas un fallo, regulariza voluntariamente antes de que llegue un requerimiento; el tratamiento es mucho más favorable que si Hacienda te avisa primero.

Claves rápidas para moverte con seguridad

• Distingue liquidaciones (303, 130, 111, 115…) de informativas (390, 190, 180, 347…). Presentar tarde una informativa también se sanciona. En el despacho vemos multas “tontas” por este punto cada trimestre.
• Los plazos mandan. Pon recordatorios fijos: algún cliente me dice “como no sale a pagar, lo presento luego”. Error clásico que termina en sanción.
• Guarda pruebas (facturas, extractos, correos) y libros al día. Una factura mal emitida hoy es un requerimiento mañana.

Sanciones más habituales (y cómo evitarlas en la práctica)

No ingresar el importe correcto (errores en autoliquidaciones)

Qué pasa: diferencias entre lo declarado y lo que debía ingresarse (p. ej., IVA deducido indebidamente o ventas omitidas).
Por qué ocurre: descuadres de facturación, apuntes duplicados, o confundir regímenes de IVA.
Cómo lo evitas (mi checklist de taller):

• Cruza cada trimestre ventas vs. extractos y ventas vs. TPV/marketplaces.
• En IVA, revisa facturas con inversión del sujeto pasivo o intracomunitarias: son los olvidos top.
• Si te das cuenta tarde, presenta complementaria antes de requerimiento. He visto sanciones evitarse (o rebajarse mucho) solo por moverse a tiempo.

En mi experiencia, cuando la contabilidad la “lleva uno mismo a ratos”, el error no es contable profundo, es de proceso: no hay cierre trimestral con checklist.

Presentar fuera de plazo (a pagar, a cero, a devolver e informativas)

Qué pasa: distintos escenarios según si hay ingreso o no. Sí, las informativas también se sancionan.
Cómo lo evitas:

• Calendario fijo (te dejo uno al final) y recordatorio dos semanas antes de cada plazo.
• Si no llegas, presenta en plazo y corrige después. Más de una vez he visto apuros salvarse así.
• Activa avisos en la Sede electrónica para notificaciones. Lo configuro a todos: es gratis y evita sustos.

No llevar los libros registro (o llevarlos con errores)

Qué pasa: sanción por no tener libros, por llevarlos con omisiones o por no exhibirlos cuando te los piden.
Cómo lo evitas:

• Usa un software (aunque lleves poco volumen) y revisa correlativos de facturas.
• Reconcilia bancos-mayor-IVA al cierre. Tarda media hora y ahorra disgustos.
• Ante inspección, ten copia exportable (CSV/PDF) lista. Una vez nos libramos de una sanción porque aportamos libros y evidencias en la primera visita.

Facturación incorrecta o falta de conservación de facturas

Qué pasa: datos obligatorios ausentes, series mal usadas, no guardar facturas emitidas/recibidas.
Cómo lo evitas:

• Crea series por actividad y bloquea numeración salteada.
• Verifica que cada factura tenga NIF, concepto, base, tipo, cuota, fecha y tu domicilio.
• Guarda digitalmente todo 5 años (como mínimo), con copia en la nube.

Fallos típicos por modelo (IVA/IRPF/retenciones)

• 303 (IVA): deducciones sin factura completa, inversión sujeto pasivo, operaciones intracomunitarias.
• 130 (IRPF): gastos no afectos, amortizaciones mal calculadas.
• 111/115 (retenciones): olvidar retener en factura o ingresar fuera de plazo.

Vemos sanciones por presentar informativas 390/190/180/347 tarde “porque no pagaban nada”. Error recurrente y fácil de evitar con calendario.

Cómo reducir una sanción: conformidad, actas de acuerdo y pronto pago

Si ya tienes propuesta de sanción, respira: existen reducciones. Las más habituales en la práctica son:

• Reducción por conformidad (cuando aceptas la propuesta): típica del 30%.
• Reducción por pronto pago (pagas en plazo sin recurrir): típica del 40%.
• Actas con acuerdo (en inspección): conllevan una reducción relevante —en la práctica suele manejarse en el entorno del 50%— y un cierre pactado del expediente.

Ojo a la compatibilidad: no todas las reducciones se acumulan entre sí de la misma manera. Antes de decidir si recurres o pagas, haz números o consulta; a veces aceptar y pagar rápido es lo óptimo, y otras compensa discutir el fondo.

Ejemplos orientativos (para visualizar, no sustituyen asesoramiento):

En mi despacho, cuando el importe es moderado y el error está claro, cerrar con reducciones suele ser más eficiente que pelear meses. Cuando hay criterio discutible (p. ej., interpretación de una operación intracomunitaria), planteamos defensa técnica.

¿Qué hacer si te llega una notificación? (guion paso a paso)

1. Descárgala el mismo día (Sede electrónica o Dirección Electrónica Habilitada).
2. Identifica el tipo: requerimiento de información, propuesta de liquidación, propuesta de sanción.
3. Apunta plazos (calendario en mano): presentación de alegaciones, pago voluntario, recursos.
4. Reúne pruebas: facturas, libros, extractos, contratos, correos.
5. Decide estrategia:
   • Si el error es objetivo y cuantificable, valora conformidad/pronto pago.
   • Si hay base para discutir, prepara alegaciones claras y ordenadas.
6. Formaliza por registro todo lo que presentes y guarda justificantes.
7. Revisa tus procesos para que no se repita (checklist del siguiente apartado).

Más de una vez he “salvado” un caso porque el cliente aportó todo en la primera respuesta. Hacienda valora la colaboración; la improvisación, no.

Checklist de prevención trimestral (IVA, IRPF, retenciones e informativas)

Cada trimestre (T1–T4)

• 303 (IVA): cuadrar ventas vs. extractos/TPV, revisar intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo.
• 130 (IRPF): validar gastos afectos y amortizaciones.
• 111/115 (retenciones): comprobar bases y tipos (profesionales, alquileres) y que las facturas llevan la retención correcta.
• Libros: ventas, compras, bancos al día y exportables.
• Facturación: series y correlativos sin huecos; datos obligatorios OK.

Al cierre anual

• 390 (resumen IVA), 190/180 (retenciones), 347 (operaciones con terceros).
• Conciliar modelos vs. contabilidad y modelos vs. libros.
• Copia de seguridad de soporte documental (5 años).

Cuándo delegar (mi regla práctica): si tardas más de 3–4 horas/mes en papeleo o no puedes explicar cómo calculas cada modelo, subcontrata. Te costará menos que la primera sanción leve y, además, te devuelve tiempo para vender.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la sanción más común en autónomos?
Presentar tarde (incluidas informativas) y errores de IVA por deducciones indebidas o descuadres. Se evita con calendario y cierre trimestral con checklist.

Si presento fuera de plazo pero sin requerimiento, es “menos grave”?
El tratamiento es mejor que si te lo exige Hacienda. Aun así, hay sanción y recargos/intereses. Presenta lo antes posible.

¿Puedo aplazar una sanción?
Hay opciones de aplazamiento/fraccionamiento según cuantía y situación, pero no lo confíes todo al aplazamiento: primero reduce la sanción si procede (conformidad, pronto pago…).

¿Conviene siempre pagar con pronto pago?
No siempre. Si hay defensa sólida, puede interesar alegar o recurrir. Haz números, porque las reducciones no son siempre acumulables y renuncias a parte de ellas si recurres.

Conclusión

La mejor estrategia contra las sanciones es prevenir con procesos: calendario, checklist y revisión de facturación/libros. Y si llega la notificación, no te enroques: evalúa si te compensa cerrar con reducciones o pelear el fondo. En mi experiencia, delegar la parte fiscal te evita errores innecesarios y te deja tiempo para lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.