Lo esencial en 30 segundos
- Un gasto se deduce si pasa tres filtros: está vinculado a la actividad, tiene factura y está anotado en los libros. Falla uno y se cae.
- Un ticket no sirve para deducir el IVA. Necesitas factura completa con tus datos.
- La manutención tiene tope diario y un requisito que tumba la mayoría: pago por medios electrónicos.
- Los gastos de difícil justificación son el 5% del rendimiento neto, con tope de 2.000 €. El 7% fue solo para 2023 y sigue circulando mal.
- Y ese 5% es incompatible con la reducción para autónomos con un único cliente. Hay que calcular cuál compensa.
Casi todas las listas de gastos deducibles que circulan son eso, listas. Y el problema del autónomo rara vez es no saber que la cuota se deduce: es saber si ese gasto concreto, con ese justificante concreto, va a aguantar una comprobación.
Así que esta guía va primero por el método y después por la lista. Porque el método es lo que decide.
Los tres filtros
Para que Hacienda admita un gasto tienen que cumplirse tres cosas a la vez. No es una de tres: son las tres.
1. Vinculación con la actividad
El gasto tiene que estar correlacionado con los ingresos. Debe existir una relación razonable entre lo que pagas y lo que facturas, y esa relación tienes que poder explicarla tú.
Aquí está el matiz que más cuesta asumir: la carga de la prueba es del contribuyente. No basta con que el gasto sea real y esté pagado. Hay que poder justificar para qué servía.
2. Justificación documental
Factura completa, con tu nombre, tu NIF, el concepto y el desglose del IVA. Y aquí conviene separar dos cosas que no funcionan igual:
| Documento | ¿Deduce IVA? | ¿Deduce en IRPF? |
|---|---|---|
| Factura completa a tu nombre | Sí | Sí |
| Factura simplificada con tus datos y cuota | Sí | Sí |
| Ticket sin tus datos | No | Muy discutible |
En el IRPF la ley admite otros medios de prueba, pero la factura es el medio prioritario y un ticket anónimo tiene poco recorrido en una comprobación. La regla práctica: pide factura siempre, en el momento. Reclamarla en enero del año siguiente es una batalla perdida.
3. Registro en los libros
Anotado en el libro de gastos, o en el de bienes de inversión si es amortizable, y en el ejercicio que corresponde por devengo. Un gasto real, con factura, pero sin registrar, no está deducido.
La lista, gasto por gasto
Cuota de autónomos
Deducible al 100%. Si cotizas a una mutualidad alternativa en lugar del RETA, también, con el límite de la cuota máxima por contingencias comunes del régimen.
Y ojo con la regularización anual por rendimientos reales: si pagas una diferencia o te devuelven, el ajuste va al ejercicio en que se produce, no al de origen.
Local, o tu casa si trabajas desde ella
Si tienes local, todo es deducible: alquiler, suministros, comunidad, IBI, seguro, reparaciones.
Si trabajas en tu vivienda habitual, la regla es distinta y bastante restrictiva. Los suministros de agua, luz, gas, teléfono e internet se deducen aplicando el 30% sobre la proporción de superficie que tengas afecta y declarada en el modelo 036. Con un despacho que ocupe el 30% de la casa, el resultado es el conocido 9%.
Los gastos de titularidad de la vivienda (IBI, comunidad, seguro, amortización) sí se deducen en proporción directa a la superficie afecta, sin el recorte del 30%.
Vehículo
Es el caso con más leyenda de todos y tiene reglas propias en cada impuesto: el 50% del IVA por presunción legal, y en IRPF un todo o nada que para un turismo de uso mixto se traduce en cero. Con furgonetas la cosa cambió en 2025.
Seguros
- Responsabilidad civil profesional y seguros del local o de la actividad: deducibles al 100%.
- Seguro de salud: deducible hasta 500 € por persona y año, por ti, tu cónyuge e hijos menores de 25 que convivan contigo. El límite sube a 1.500 € por cada persona con discapacidad.
- Seguros de vida o de ahorro personales: no deducibles.
Dietas y manutención
Sí, un autónomo puede deducirse sus comidas de trabajo. Pero con unos requisitos que en la práctica tumban la mayoría de los intentos.
| Situación | Límite diario |
|---|---|
| España, sin pernoctar | 26,67 € |
| España, pernoctando | 53,34 € |
| Extranjero, sin pernoctar | 48,08 € |
| Extranjero, pernoctando | 91,35 € |
Y los cuatro requisitos, todos obligatorios:
- En un municipio distinto del lugar de tu actividad habitual y de tu domicilio.
- En establecimientos de restauración y hostelería.
- Pagado por medios electrónicos: tarjeta o transferencia. En efectivo no vale, sin excepciones.
- Con su justificante y con el motivo profesional acreditable.
El requisito del pago electrónico es el que más deducciones tumba. Da igual que tengas la factura del restaurante: si pagaste en efectivo, ese gasto no es deducible como manutención. Es una condición legal, no un criterio interpretativo.
Viajes y alojamiento
Billetes de tren, avión o autobús, taxis, alquiler de vehículo y hotel: deducibles al 100% cuando el desplazamiento es por la actividad, con factura.
Guarda algo que acredite el motivo: la invitación al congreso, el correo con el cliente, la agenda. Sin eso, un hotel en agosto en la costa se explica solo.
Personal
Sueldos, seguros sociales a tu cargo, indemnizaciones, formación y dietas de tus empleados.
Caso especial: puedes deducir el sueldo de tu cónyuge o de tus hijos si conviven contigo, siempre que haya contrato laboral, alta en la Seguridad Social, trabajo efectivo y una retribución no superior a la de mercado. Sin esos cuatro requisitos, Hacienda lo rechaza.
Servicios profesionales
Asesoría, abogados, notaría, auditoría, diseñadores, agencias. Deducibles con factura. Y si el proveedor es profesional, recuerda practicarle retención e ingresarla con el modelo 111.
Formación, libros y suscripciones
Deducibles si están directamente relacionados con tu actividad. Un curso de inglés para un traductor sí; el mismo curso para un instalador, difícil de sostener.
Entran también las revistas profesionales, los libros técnicos y el software por suscripción.
Colegios profesionales y asociaciones
Las cuotas de colegios profesionales de colegiación obligatoria son deducibles hasta 500 € anuales. Las cuotas de asociaciones empresariales, cámaras y corporaciones también lo son.
Equipos, mobiliario y amortización
Lo que se consume en el año se deduce entero: material de oficina, consumibles, software de bajo importe.
Lo que dura varios años se deduce por amortización, repartiendo el coste según las tablas oficiales. En estimación directa simplificada se aplica la tabla simplificada, y las empresas de reducida dimensión pueden acogerse a la amortización acelerada.
Gastos financieros
Intereses de préstamos destinados a la actividad, comisiones bancarias de la cuenta profesional, gastos de datáfono y de pasarelas de pago.
Lo que no entra es la amortización del principal del préstamo, que no es gasto sino devolución de capital.
Tributos
Deducibles: el IBI del local, el IAE, tasas municipales, el impuesto de circulación de un vehículo afecto.
No deducibles: el propio IRPF, las multas y sanciones, los recargos de apremio y el IVA soportado que sí puedes deducirte por la vía del 303.
Atenciones a clientes y proveedores
Las comidas de negocio y los regalos a clientes son deducibles, pero con un tope: el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio.
Con 60.000 € facturados, el techo son 600 € al año. Conviene tenerlo presente antes de la cena de Navidad con los clientes.
Ropa
Solo la ropa de trabajo con carácter exclusivo: uniformes con anagrama, batas, monos, equipos de protección individual.
Un traje no es deducible aunque solo te lo pongas para ver clientes. Los tribunales han rechazado repetidamente la deducción de prendas de uso general, por mucho que el uso real sea profesional.
Teléfono e internet
Con línea exclusiva del negocio, al 100%. Con la línea personal, entra en la regla de los suministros de la vivienda y en la práctica es terreno resbaladizo. Una segunda línea a nombre de la actividad cuesta poco y resuelve la discusión para siempre.
Los gastos de difícil justificación
Si estás en estimación directa simplificada, puedes deducirte un 5% del rendimiento neto previo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, sin aportar ninguna factura, con un límite de 2.000 € anuales.
No es el 7%. El porcentaje se elevó al 7% de forma excepcional y únicamente para el ejercicio 2023. Desde 2024 volvió al 5% y ahí sigue. Verás muchísimo contenido publicado que aún dice 7%.
Tres precisiones que importan:
- El límite de 2.000 € es absoluto. Aunque el 5% de tu rendimiento dé más, te quedas en 2.000 €.
- Si el rendimiento neto previo es negativo, no hay nada que aplicar.
- Es incompatible con la reducción para autónomos con un único cliente no vinculado. No puedes aplicar las dos, así que hay que calcular cuál te sale mejor.
Ese último punto se pasa por alto continuamente y en muchos casos la reducción del artículo 32.2 es bastante más generosa que los 2.000 €. Merece hacer la cuenta antes de presentar.
Lo que no es deducible nunca
- Multas, sanciones y recargos de apremio.
- Donativos y liberalidades, salvo los supuestos legalmente previstos.
- El propio IRPF.
- Los gastos personales y familiares.
- La ropa de uso general.
- Los gastos de un turismo de uso mixto.
- Las pérdidas del juego.
- Los gastos de servicios pagados a paraísos fiscales, salvo prueba de operación real.
Los cinco que más se discuten en una comprobación
Por experiencia, si te llega un requerimiento, va a ir sobre alguno de estos:
- El vehículo y todo lo que lo rodea. El número uno indiscutible.
- Las comidas. Sobre todo las pagadas en efectivo o en tu propio municipio.
- Los suministros de la vivienda, cuando no hay superficie afecta declarada en el 036.
- El teléfono móvil de línea compartida.
- La formación que no guarda relación evidente con el epígrafe.
En los cinco casos el desenlace depende de lo mismo: de si puedes construir una explicación documentada o solo tienes la factura.
Errores frecuentes
- Guardar tickets en lugar de pedir factura.
- Pagar las comidas de trabajo en efectivo.
- Deducir suministros del hogar sin haber declarado superficie afecta en el 036.
- Aplicar el 7% de difícil justificación en lugar del 5%.
- Aplicar a la vez el 5% y la reducción por cliente único.
- Deducir el 50% de la gasolina en IRPF por analogía con el IVA.
- Pasarse del 1% en atenciones a clientes.
- Deducir la cuota del préstamo entera en lugar de solo los intereses.
- Meter gastos personales pequeños «porque no se van a dar cuenta». Se dan cuenta cuando miran, y cuando miran, miran todo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir un gasto si solo tengo el ticket?
Para el IVA, no: hace falta factura completa o simplificada con tus datos y la cuota desglosada. Para el IRPF la ley admite otros medios de prueba, pero la factura es el medio prioritario y un ticket anónimo tiene poco recorrido en una comprobación.
¿Cuánto me puedo deducir de las comidas?
Hasta 26,67 € al día en España sin pernoctar, y 53,34 € si pernoctas. Pero solo en municipio distinto del de tu actividad y tu domicilio, en establecimientos de hostelería y pagando por medios electrónicos.
¿Los gastos de difícil justificación son el 5% o el 7%?
El 5%, con el límite de 2.000 € anuales. El 7% se aplicó de forma excepcional únicamente en el ejercicio 2023.
Trabajo desde casa. ¿Qué puedo deducir?
Los suministros, aplicando el 30% sobre la proporción de superficie afecta que tengas declarada en el modelo 036. Los gastos de titularidad de la vivienda, como el IBI o la comunidad, se deducen en proporción directa a esa superficie, sin el recorte del 30%.
¿Puedo deducir el móvil?
Con una línea exclusiva del negocio, al 100%. Con la línea personal entra en la regla de los suministros de la vivienda y es un terreno conflictivo. Contratar una segunda línea a nombre de la actividad resuelve el problema por muy poco dinero.
¿Y la ropa que uso solo para trabajar?
Solo si es ropa de trabajo con carácter exclusivo: uniforme identificable, bata, mono o equipo de protección. Las prendas de uso general no son deducibles aunque el uso real sea profesional.
¿Puedo pagar a mi pareja por ayudarme en el negocio?
Sí, y deducirlo, si hay contrato laboral, alta en la Seguridad Social, trabajo efectivo y una retribución acorde al mercado. Sin esos cuatro requisitos, Hacienda rechaza el gasto.
¿Hasta dónde llegan las comidas con clientes?
Son deducibles con el límite del 1% del importe neto de tu cifra de negocios del ejercicio. Con 60.000 € facturados, el techo son 600 € al año.
¿Estás deduciendo todo lo que puedes?
Y, más importante, ¿lo estás haciendo de forma que aguante un requerimiento? Revisamos tus gastos del ejercicio, te decimos cuáles se sostienen, cuáles conviene documentar mejor y cuáles no deberían estar ahí. Y calculamos si te compensa más el 5% de difícil justificación o la reducción por cliente único.
Contenido informativo elaborado a partir de los artículos 28 a 32 de la Ley 35/2006 del IRPF, su Reglamento y el manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria. Actualizado en septiembre de 2026. Los importes se revisan periódicamente. No sustituye al análisis de un caso concreto.