Cambiar de asesoría (o de gestoría) no es solo una cuestión de precios: impacta en lo que pagas de impuestos, en tu tranquilidad y en la visibilidad real de tu negocio. En mi día a día en La Nube Fiscal me llegan autónomos que han perdido entre 1.000 y 3.000 € por no aprovechar bonificaciones como la Cuota Cero o la ampliación de la tarifa plana, y otros que vuelan a ciegas porque su gestor no usa herramientas que muestren márgenes o el beneficio real. Si este párrafo te suena, esta guía es para ti.
Objetivo de esta guía: ayudarte a decidir cuándo cambiar, cómo hacerlo sin riesgos y qué exigir a tu nueva asesoría para ganar control y ahorrar.
Señales claras de que tu asesoría ya no encaja
Errores en modelos (303, 130, 111…) y falta de plazos
Si detectas errores recurrentes en declaraciones (IVA 303/390, IRPF 130, retenciones 111/190, alquileres 115/180, 347 anual), o te entregan documentos al límite del plazo, tienes una bandera roja. Los errores cuestan dinero (recargos y sanciones) y sobre todo tiempo.
Experiencia real: nos llegan casos en los que el antiguo gestor presenta modelos con datos incompletos y, al revisar, encontramos deducciones no aplicadas. Ese “ajuste” que parecía pequeño termina en devoluciones de cientos o miles de euros.
Checklist de alerta:
- Presentaciones fuera de plazo o sin justificar.
- Rectificaciones frecuentes “de última hora”.
- No hay revisión preventiva ni listado de deducciones aplicables.
Demoras y baja proactividad que te cuestan dinero
Un correo que tarda una semana en responderse, o un “ya te llamo” que nunca llega, se traduce en decisiones tomadas a oscuras.
En mi caso: muchos clientes deciden el cambio tras encadenar demoras en las respuestas y la sensación de que el gestor solo “pasa impuestos” sin proactividad (no propone optimizaciones ni anticipa cambios normativos).
Pistas objetivas:
- Te enteras por terceros de bonificaciones o cambios de plazos.
- Nunca recibes propuestas para optimizar tu fiscalidad.
- No existe un SLA (compromiso de tiempos de respuesta).
Sin visibilidad: no sabes tu margen ni prevés tus impuestos
Si cada trimestre te enteras “de sorpresa” de cuánto vas a pagar, no tienes gestión, tienes sustos.
Cómo lo resolvemos: con software como Quipu damos visibilidad del beneficio, márgenes por cliente y un adelanto estimado de impuestos del trimestre. Esto facilita la previsión de tesorería y evita tensión de caja.
El mejor momento para cambiar (y el peor)
Enero: empezar limpio el ejercicio
Cambiar en enero te permite abrir el ejercicio con todo ordenado: libros, asientos de apertura, criterios homogéneos y resúmenes anuales listos. Tu nueva asesoría arranca desde el T1 sin “heredar” errores.
Ventajas prácticas:
- Cierre del año anterior y apertura del nuevo sin arrastres.
- Resúmenes anuales (IVA 390, retenciones 190/180, 347) ya presentados.
- Cambios de criterios contables y de facturación desde el día 1.
Alternativa: tras cierre trimestral
Si no puedes esperar a enero, el fin de trimestre es tu segunda mejor opción. Se cierra el T en curso (IVA 303, IRPF 130, retenciones 111/115) y la nueva asesoría empieza limpia en el siguiente.
Tip: pacta por escrito quién presenta qué (trimestre saliente vs. entrante) y qué documentación se entrega con el cierre.
¿Y si debo hacerlo ya? Cómo evitar riesgos en mitad de un trimestre
A veces el cambio no puede esperar. También se puede hacer mid‑trimestre si hay un traspaso ordenado: inventario de facturas emitidas/recibidas, conciliación bancaria hasta fecha de corte, libro de bienes de inversión y acceso a sedes electrónicas.
Así lo hacemos en La Nube Fiscal: gestionamos la transición en cualquier mes, coordinando la baja con el antiguo proveedor, solicitando documentación y asegurando que el autónomo no tenga que “pelearse” con su gestoría saliente.
Pasos para un cambio de asesoría sin sobresaltos
Checklist de documentación a solicitar
Pide (y comprueba) como mínimo:
- Censos y poderes: modelo 036/037, certificados digitales/apoderamientos AEAT y Seguridad Social.
- IVA: 303 trimestrales y 390 anual del último ejercicio.
- IRPF: 130 trimestrales (si procede) y resumen anual.
- Retenciones: 111/190 (profesionales/empleados), 115/180 (alquileres).
- Informativas: 347 (operaciones con terceros) y cualquier otra específica de tu actividad.
- Libros y contabilidad: libros de ingresos/gastos, bienes de inversión, conciliaciones bancarias, asientos de apertura y cierre.
- Contratos y nóminas si tienes personal, y prevención de riesgos si aplica.
Consejo práctico: solicita todo en formato digital y con un índice. Evita “cajas de papeles” o PDFs sin etiquetar.
Apoderamientos y accesos: AEAT y Seguridad Social
Tu nueva asesoría necesita acceso para presentar y consultar. Asegúrate de:
- Revisar apoderamientos activos y revocar los de la asesoría saliente si ya no son necesarios.
- Comprobar que la nueva asesoría tiene certificado o apoderamiento para presentar tus modelos.
- Actualizar domiciliaciones y datos de contacto (correo/teléfono) en sedes electrónicas.
Traspaso ordenado: quién presenta lo pendiente y cómo
Evita el “nadie lo presentó porque no estaba claro”: deja por escrito en el documento de cambio qué obligaciones presenta cada parte y en qué fechas. Incluye una lista de comprobaciones (check de facturas repetidas, criterio de caja, amortizaciones, regularizaciones de IVA…), y una fecha de corte para que no se mezclen periodos.
Nuestra forma de trabajar: fijamos una fecha de corte, solicitamos la documentación mínimo viable, cargamos datos en el software y en paralelo revisamos deducciones y bonificaciones potenciales para aplicar ya en el siguiente cierre.
Ahorro y control: por qué un buen cambio compensa
Bonificaciones que suelen perderse (Cuota Cero, tarifa plana, reducción por inicio de actividad)
Lo vemos cada campaña: falta de información que cuesta dinero. No avisar a tiempo de la ampliación de la tarifa plana o de la Cuota Cero termina en pérdidas de 1.000 a 3.000 €.
Cómo lo abordo: al entrar un cliente, reviso condiciones de alta, comunidad autónoma y requisitos para extender beneficios o aplicar reducciones no usadas.
Software y datos: beneficio real, márgenes por cliente y previsión de tesorería
Sin datos, decides por intuición. Con Quipu, monitorizo beneficio, márgenes por cliente y genero un adelanto del pago trimestral para que el autónomo planifique su tesorería. Esto reduce sustos y evita que el trimestre “pille” sin caja.
Caso real: devoluciones por no aplicar reducción de inicio de actividad
En la declaración de la renta revisamos años anteriores y es frecuente encontrar que no se aplicó la reducción por inicio de actividad. Preparamos la complementaria y solemos recuperar en torno a 1.500 € de ejercicios previos. No es magia: es revisar con criterio y llegar a tiempo.
Cómo elegir tu nueva asesoría sin equivocarte
Sin permanencias, transparencia y SLA de respuesta
Prioriza contratos sin permanencia, presupuesto claro (sin “extras” sorpresa) y un SLA (plazos máximos de respuesta). La calidad se nota en el día a día, no en la letra pequeña.
Especialización en autónomos y uso de herramientas
No todas las asesorías trabajan igual. Busca especialización en autónomos, conocimiento de tu sector y uso de herramientas que te den visibilidad (contabilidad, bancos, facturación y previsión de impuestos integrados).
Acompañamiento continuo
Más allá de “presentar modelos”, exige reuniones periódicas, propuestas de optimización fiscal y alertas tempranas ante cambios normativos.
Mi recomendación: cuota clara, sin sorpresas, y un equipo que acompañe y te ayude a tomar decisiones, no solo a volcar datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar con el 303 del trimestre abierto?
Sí. Establece fecha de corte, inventario de facturas y acuerdo escrito sobre quién presenta el trimestre actual. La nueva asesoría puede asumirlo si dispone de toda la información.
¿Qué plazo de preaviso necesito?
Revisa tu contrato. Muchas asesorías piden 15–30 días. Si no hay permanencia ni penalización, bastará un correo formal y cierre económico del servicio.
¿Qué documentos debo pedir al salir?
Como mínimo: 036/037, 303/390, 130, 111/190, 115/180, 347, libros de ingresos/gastos/bienes de inversión, conciliaciones y asientos de apertura/cierre.
¿Cómo estimo el ahorro del cambio?
Haz una lista de bonificaciones no aplicadas (tarifa plana, Cuota Cero, reducción por inicio), errores evitados y tiempo ahorrado. Con datos de un año, verás el impacto (no raro: miles de euros y mucha tranquilidad).
Conclusión
Cambiar de asesoría es una decisión estratégica. Si detectas errores, demoras o falta de visibilidad, no esperes a que el siguiente trimestre te vuelva a pillar a contrapié. Enero es ideal; el fin de trimestre, una alternativa; y si necesitas hacerlo ya, puede hacerse con un traspaso ordenado. Mi experiencia es clara: cuando el autónomo gana claridad de datos y proactividad por parte de su asesor, ahorra dinero y duerme mejor.
¿Quieres que te acompañemos en el cambio? En La Nube Fiscal nos encargamos de todo el traspaso, te damos previsión de impuestos y visibilidad real de tu negocio desde el primer mes.
Anexo: mini‑checklist para un cambio sin fricciones
- Comunicar por escrito la baja a la asesoría saliente (con fecha y servicios incluidos).
- Solicitar documentación completa y en digital (ver checklist de esta guía).
- Firmar contrato con la nueva asesoría (sin permanencias y con SLA).
- Activar apoderamientos y accesos en AEAT y Seguridad Social.
- Cargar datos en el software (facturas, bancos, libros) y revisar deducciones.
- Fijar calendario de hitos (presentaciones, revisiones, cierre del trimestre).